Assistante Exécutive

Assistante Exécutive - Directoire

Présentation

L'Hôpital Universitaire International de Rabat (HUIR), affilié à l'Université Internationale de Rabat (UIR), est un nouveau centre hospitalo-universitaire qui ouvrira ses portes prochainement. Ce centre d'excellence proposera une quarantaine de spécialités médicales et chirurgicales, équipées d'un plateau biomédical de dernière génération. Avec une capacité d'accueil de 450 lits et places, cet hôpital futuriste représente un investissement d'environ 2 milliards de dirhams et emploiera à terme plus de 1 200 salariés.

• Nous vous offrons un environnement de travail bienveillant et attentif où les collaborateurs sont au cœur de l'action. Vous y trouverez des opportunités d'épanouissement professionnel et personnel, avec des possibilités de développement professionnel et de formation continue pour améliorer vos compétences et progresser dans votre carrière;

• Vous aurez la possibilité de participer à des projets innovants au sein d’un établissement de santé de renommée. Vous pourrez contribuer à des initiatives qui façonnent l’avenir de la médecine et des soins de santé au Maroc;

• Vous travaillerez dans un environnement moderne, équipé des dernières technologies digitales, stimulant et collaboratif, où la bienveillance et le soutien mutuel sont au cœur de nos valeurs. Vous bénéficierez d'espaces de travail modernes, flexibles et complètement digitaux, ainsi que d'une culture d'entreprise dynamique, humaine et collaborative;

• De plus, vous aurez l'occasion de participer à des événements d’entreprise, des team buildings et des célébrations régulières pour célébrer vos réussites et contributions.

L'Hôpital Universitaire International de Rabat recherche une ASSISTANTE EXÉCUTIVE pour soutenir le Directoire et ses membres dans les fonctions administratives et organisationnelles. Elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités du Directoire.

Mission

• Gérer l'agenda et les rendez-vous du Président du Directoire ;

• Organiser les réunions, préparer les comptes rendus et suivre les actions ;

• Coordonner la préparation et la distribution des dossiers pour les réunions ;

• Assurer la communication entre le Président et les différentes directions ;

• Traiter les courriers, courriels et appels téléphoniques ;

• Accueillir les visiteurs ;

• Préparer et contrôler les documents et présentations pour les réunions (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, demandes de visas…) ;

• Rédiger, relire et mettre en forme divers documents administratifs et rapports ;

• Classer et archiver les documents importants et confidentiels (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information) ;

• Préparer des documents de support pour les présentations (tableaux, graphiques, etc.) ;

• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…) ;

• Suivre et mettre à jour les bases de données et listes de contacts ;

• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions de gouvernance, réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…) ;

• Réaliser les achats de billets d'avion, les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;

• Gérer et faciliter les interactions avec le secrétariat des actionnaires ;

• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différentes entités de l'hôpital ou de l'extérieur à partir des consignes du Directoire). Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…) ;

Profil

• Diplôme universitaire en administration, gestion ou domaine connexe (Bac+ 3/4 ) ;

• Expérience significative de minimum cinq (5) ans en tant qu’assistante de direction, idéalement dans le secteur de la santé ;

• Excellente maîtrise du français et de l'anglais ;

• Compétences avancées en bureautique : Pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) et des outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, intranet...)

• Connaissance de la gestion administrative et des normes rédactionnelles ;

• Connaissance des techniques de prise de notes ;

• Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation ;

• Maîtrise de l'organisation d'événements ;

• Niveau professionnel en anglais ;

• Excellentes compétences en communication et en organisation ;

• Dynamisme, discrétion, professionnalisme, autonomie, organisation, rigueur, polyvalence, réactivité, esprit de synthèse, capacité d'analyse, aisance relationnelle, sens de l'écoute et de la communication, disponibilité, résistance au stress, capacité à prioriser et à gérer plusieurs tâches, capacité d'adaptation et à travailler sous pression.